Gerir, ou gerenciar frotas, inclui as práticas administrativas exercidas para que determinados processos atinjam as metas determinadas, com a melhor otimização de investimento. Uma logistica eficiente necessita de um planejamento e conhecimento dos processos e facilitações tecnológicas. A gestão de frotas se torna então, fundamental para a empresa e empreendedores que buscam otimizar o fluxo comercial do seu negócio.

Mas o que são frotas?

É comum achar que frota é uma quantidade significante de veículos comerciais. Na verdade, frota trata-se de um ou mais veículos comerciais de quaisquer portes, utilizados com objetivos comerciais. Ou seja, se você tem uma van para entregar produtos, então pode chamá-la de sua frota de veículo.

Podemos subdividir a gestão de frotas em 3 categorias:

Gestão de Ativos – Relacionada ao gerenciamento da parte física do transporte. Ou seja, compra, manutenção e renovação das frotas.

Gestão de comportamento – Voltada para o capital humano, nesta categoria é realizado o treinamento e a capacitação dos colaboradores;

Gestão de insumos – Gerencia todos os itens base para que o transporte possa ocorrer. Como, por exemplo, pneus, combustível, peças automotivas e serviços.

A gestão inclui:

• Análise das informações internas e externas;
• Escolha dos insumos e veículos mais adequados;
• Manutenção e controle das frotas;
• Supervisão dos veículos e dos colaboradores;
• Construção de estratégias para diminuir custos;
• Capacitação da equipe e
• Monitoramento de resultados.

Por que fazer a gestão de frotas?

A medida que sua empresa cresce, novas necessidades vão surgindo e é preciso implementar cada vez mais processos otimizados e com ajuda da tecnologia para transformar o fluxo de trabalho e consequentemente o lucro. A gestão de frotas auxilia no planejamento financeiro adequado e no direcionamento correto dos veículos e colaboradores. Alguns dos principais benefícios:

• Escolha correta do transporte;
• Planejamento de revisões e gastos com cada veículo;
• Otimização dos investimentos em logística;
• Renovação inteligente das frotas, evitando gastos desnecessários;
• Tomada de decisões mais rápidas e assertivas;

Dentre outros

Como fazer a gestão de frotas?

Temos um ciclo muito interessante no gerenciamento de frotas que é baseado em 4 etapas.

1 – Levantamento e análise de dados dos processos de transporte

É nesta fase que listamos:

Quantos e quais veículos formam a frota comercial da empresa;

Qual a situação que cada um deles se encontra;

Gastos mensais com insumos, manutenção, serviços;

Periodicidade da manutenção, revisão e trocas de peças de cada veículo;

Quilometragem percorrida por cada um dos veículos da frota.

O objetivo principal da primeira etapa de o que é gestão de frotas deve ser reconhecer a realidade estrutural do setor de transportes e logística. Dessa forma é possível mensurar gastos com cada um dos veículos e prospectar gastos futuros.

2 – Estabelecer metas, práticas e a política de transportes

Esta é uma das fases mais importantes e complexas da gestão de frotas. Afinal, o gestor precisa delimitar qual é o posicionamento do setor, suas políticas internas e externas. Isso inclui, naturalmente:

Nível de serviço;

Diretrizes a serem seguidas, tanto pelos colaboradores, quanto fornecedores e parceiros;

Formato e cronograma de atendimento ao cliente;

Quantas e quais empresas devem seguir as políticas e normas determinadas.

Esta etapa é fundamental para criar a cultura da empresa. Isso inclui as normas e políticas internas e o modo que ela será vista pela cadeia externa (clientes e fornecedores). Além, é claro, de padronizar produtos e os serviços oferecidos.

3 – Estratégias e ferramentas

Assim que a empresa define suas diretrizes e políticas, capacita seus colaboradores e cria uma cultura condizente com essas questões é possível traçar as estratégias que serão desenvolvidas.

E, desta forma, escolher quais ferramentas e tecnologias serão utilizadas. Ponderando, assim, as metas traçadas e o planejamento financeiro feito anteriormente. As ferramentas devem atender:

Planejamento de rotas;

Roteirização;

Monitoramento dos motoristas, das cargas e dos veículos;

Previsão de riscos,

Veja também: 5 dicas para um planejamento de rotas eficiente.

4 – Monitoramento

Por fim a última etapa de o que é gestão de frotas e como aplicá-la é o monitoramento. Com as ferramentas determinadas acima, o monitoramento passa a ser uma conduta natural e muito mais fácil.

Mas, para isso é fundamental escolher as ferramentas e tecnologias corretas.

Você, por exemplo, gestor de frotas, possui ferramentas realmente eficientes para otimizar a sua frota de veículos?